Die Krux mit dem Hochladen von Angeboten

Was ist passiert?

Der Auftraggeber führte nach den Regelungen der VSVgV ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durch. In diesem Zug wollte ein Bieter über das Online-Vergabeportal nach eigenen Angaben rund 30 Minuten vor Ende der Angebotsfrist sein Erstangebot abgeben. Nach technischen Schwierigkeiten mit dem Bietertool (es war zunächst eine Update-Installation erforderlich) war das Angebot jedoch erst 7 Minuten nach Ende der Angebotsfrist vollständig hochgeladen. Mit dem technischen Bietersupport hatte sich der Bieter nicht in Verbindung gesetzt. Der Auftraggeber schloss das Angebot wegen des verspäteten Eingangs aus.

Hiergegen wendete sich der Bieter mit der Begründung, die technischen Schwierigkeiten seien der Sphäre des Auftraggebers zuzurechnen.

Die Entscheidung

Die Vergabekammer folgte der Argumentation des Bieters nicht. Der verspätete Angebotseingang ist nach Auffassung der VK Bund vom Bieter zu vertreten. Die auf dem Rechner des Bieters zu installierende E-Vergabe-App ist seiner Sphäre zuzurechnen, sodass auch die erforderliche Update-Installation vor dem Hochladen des Angebots allein in der Verantwortung des Bieters liegt. Die Vergabekammer führt zudem aus, dass Bieter solche Umstände im Prozess der Angebotsabgabe einkalkulieren müssen und deshalb gehalten sind, die Angebotsabgabe mit ausreichendem Zeitpuffer vorzunehmen. Im Übrigen hätte sich der Bieter vor Ende der Angebotsfrist an den technischen Support wenden können, um so ggf. eine Verlängerung der Angebotsfrist aufgrund seiner technischen Probleme zu bewirken. Gleichzeitig stellt die VK Bund auch klar, dass auch im Verhandlungsverfahren die vorgegebenen Fristen zwingend zu beachten sind.

Praxistipp

Die im Bereich der VSVgV ergangene Entscheidung ist ohne weiteres auch auf andere Verfahrensordnungen übertragbar. Sie zeigt einmal mehr, dass sich Bieter bei der Angebotsabgabe nicht auf das reibungslose Funktionieren der Software verlassen dürfen. So wie auch schon zu Zeiten der „Papier-Angebote“ der „Kurierfahrer im Stau“ dem Bieter zuzurechnen war, gibt es auch in der Welt der E-Vergabe Verzögerungen, die der Bieter zu vertreten hat und die letztlich nur durch ausreichenden Zeitpuffer in den Griff zu bekommen sind. Auch die Entscheidung der VK Bund zeigt einmal mehr, dass Bieter bei technischen Problemen schnellstmöglich versuchen sollten, eine Verlängerung der Angebotsfrist zu erwirken.