Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Die Grenzen der möglichen Zuschlagskriterien für das wirtschaftlichste Angebot liegen darin, dass sie rechtlich zulässig, also diskriminierungsfrei, willkürfrei, transparent und durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt, also sachgemäß, sein müssen.

Welche Zuschlagskriterien sind zulässig, welche unzulässig und welche haben sich in der Praxis bewährt?

Zuschlagskriterien müssen sich konkret auf die Leistungsinhalte der jeweiligen Angebote beziehen. Unzulässig sind hingegen solche Zuschlagskriterien, die rein unternehmensbezogen sind. Andere Kriterien, als jene, die vorab in der Bekanntmachung oder in den Verdingungsunterlagen angegeben wurden, dürfen bei EU-weiten Vergabeverfahren bei der Wertung durch den Auftraggeber nicht berücksichtigt werden. Für nationale Vergaben gilt das allerdings nicht.

Exemplarische, nicht abschließende Auflistungen lassen sich der Vergabe- und Vertragsordnungen (VOL/A, VOB/A) sowie für den EU-weiten Bereich aus § 58 VgV entnehmen. Es wird unterschieden zwischen monetären und nichtmonetären Faktoren.

Monetäre Faktoren sind diejenigen Faktoren, die für die Kalkulation des Angebots bestimmend sind; wie Preis, Höhe etwaiger Reparaturkosten, Wartungs- und Instandhaltungskosten, Energieverbrauch, sonstige Folgekosten, Unterhaltungskosten und Lebensdauer, Vertriebs- und Handelsbedingungen

Nichtmonetäre Faktoren sind alle Faktoren, die für Gesamtbewertung des Angebots relevant sein können, wie Qualität, einschließlich technischer Wert, technische Unterstützung, soziale, umweltbezogene und innovative Eigenschaften, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit der Leistung insbesondere für Menschen mit Behinderungen, ihrer Übereinstimmung mit Anforderungen des Designs für alle Ausführungs- und Lieferfristen sowie bereichsspezifische Faktoren wie Kundenservice, Benutzerfreundlichkeit, Marketingkonzepte etc. Aber auch die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals kann ein Kriterium sein, wenn die Qualität des eingesetzten Personals erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.

Bei Vergaben nach der VOB/A kann es bsplw. auch auf das technische Konzept (Fehleranfälligkeit, Störungsresistenz), das Konzept zur Terminplanung (z.B. Beschleunigungsmaßnahmen, Bauzeitenplan), das Konzept zur logistischen Durchführung (Baustellen- und Schnittstellenmanagement), das Konzept zur Umweltverträglichkeit und Umsetzung der Arbeitssicherheit etc. ankommen.

Es steht im Ermessen des Auftraggebers, welche Zuschlagskriterien er im konkreten Fall für maßgeblich erachtet, solange er hinreichend deutlich zu den Eignungskriterien abgrenzt, die entsprechenden Kriterien transparent und nachvollziehbar beschreibt und ggf. untergliedert.

Eine maßgebliche Bedeutung kommt dabei stets dem Kriterium des Angebotspreises zu, denn nur anhand des Preises lässt sich schließlich auch das beste Preis-Leistungsverhältnis bestimmen. Es ist davon auszugehen, dass die Gewichtung des Preises regelmäßig nicht unter 30 % liegen sollte.

Unterkriterien und Gewichtungen – wie tief muss untergliedert werden? Wie und was muss wann bekannt gemacht werden?

Unterkriterien dienen der genaueren Ausformulierung und Präzision der eigentlichen Zuschlagskriterien. Eine grundsätzliche Pflicht zur Aufstellung von entsprechenden Unterkriterien besteht nicht. Allerdings dürfen bei der Zuschlagsentscheidung bei EU-weiten Vergabeverfahren nur die Kriterien und Unterkriterien Berücksichtigung finden, die auch mit der erforderlichen Deutlichkeit in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen. Gleiches gilt für die Gewichtungen der Unterkriterien. Während die Mitteilung über die Gewichtungen bei EU-weiten Vergabeverfahren von der Bekanntmachungspflicht umfasst ist, gilt dies nicht für nationale Vergaben. Um aber dem Transparenz – und Gleichbehandlungsgebot zu genügen, sind die Auftraggeber auch bei den nationalen Vergaben daran gehalten, neben der erforderlichen Bekanntgabe der Zuschlagskriterien auch die Unterkriterien sowie deren Gewichtungen bekannt zu geben. Der Auftraggeber ist dabei frei in der Auswahl, ob er die Unterkriterien und deren Gewichtungen in den Vergabeunterlagen oder in der Vergabebekanntmachung angibt. In der Praxis hat sich die Erstellung einer Bewertungsmatrix bewährt, in der alle Mindestanforderungen, Kriterien/Unterkriterien und deren Gewichtung aufgeführt sind.

Inwieweit die Unterkriterien auszudifferenzieren sind, ist einzelfallabhängig. Die Grenze wird jedoch bei der ansonsten drohenden Unbestimmtheit der Kriterien gezogen. Es ist aber äußerst wichtig, möglichst detailliert und eindeutig darzulegen, welche Mindestanforderungen einerseits an den Inhalt des Angebots gestellt werden und andererseits welche Kriterien dann bei der Zuschlagsentscheidung qualitativ gewertet werden.

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