Warum Du an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen solltest und was dafür zu tun ist

Allerdings gibt es auch Gründe, den Staat nicht zu bedienen, etwa komplizierte Verfahren, eigenwillige Anforderungen oder das öffentliche Preisrecht. Aus meiner Sicht überwiegen jedoch die Vorteile.

Hat man sich dazu entschieden, das „Abenteuer“ anzugehen, steht man vor Fragestellungen, die im „normalen“ Geschäftsleben so nicht auftreten:

• Wie und wo finde ich Ausschreibungen?
• Wie finde ich heraus, ob die Ausschreibungen für mich passend sind?
• Wie lese ich Vergabeunterlagen?

Zu diesen Fragen gebe ich im Folgenden Tipps.

A. Vergabeverfahren finden

Einer der größten Vorteile von öffentlichen Ausschreibungen ist, dass man keine Akquise betreiben muss. Im Grundsatz müssen alle Vergabeverfahren deutscher öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht werden. Das geschieht regelmäßig auf der Homepage des Auftraggebers. Darüber hinaus gibt es – kostenlose und kommerzielle – Anbieter, die Ausschreibungen zusammentragen und diese gebündelt auf Ausschreibungsportalen im Internet veröffentlichen. Aufträge sind somit leicht zu finden.

B. Der richtige Auftrag

Du hast eine interessante Ausschreibung gefunden? Nun musst Du prüfen, ob diese auch zu Dir passt. Um dazu eine erste Idee zu bekommen, solltest Du Dir zuerst die sog. Bekanntmachung ansehen. Im Idealfall finden sich bereits dort auf wenigen Seiten alle notwendigen Informationen.

Aus der Bekanntmachung ergeben sich insbesondere:

• der Auftraggeber,
• der Auftragsgegenstand,
• der Ort der Leistungserbringung,
• die Art und der Umfang des Auftrags,
• die Verfahrensart,
• die Kriterien für geeignete Unternehmen,
• die Kriterien, anhand derer der Zuschlag erteilt wird,
• die Fristen.

Anhand dieser Punkte sollte es Dir möglich sein, mit wenig Aufwand herauszufinden, ob es für Dich sinnvoll ist, die weiteren Vergabeunterlagen zu studieren.

C. Die Vergabeunterlagen

Der Auftrag ist noch immer interessant? Dann kannst Du Dich nun eingehend mit den Vergabeunterlagen befassen. Aus diesen ergibt sich nicht nur, welche Leistung konkret erbracht werden muss, sondern auch welche Besonderheiten im Vergabeverfahren zu beachten sind. Zu den Vergabeunterlagen gehören normalerweise:

• ein Anschreiben mit der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten,
• die Bewerbungsbedingungen, in denen die Regeln des Verfahrens beschrieben werden,
• die Vertragsunterlagen mit der detaillierten Leistungsbeschreibung bzw. dem Leistungsverzeichnis und
• ausfüllbare Formulare.

I. Das Anschreiben

Mit dem Anschreiben des Auftraggebers wirst du aufgefordert, Dich am Verfahren zu beteiligen. Es sollte die folgenden Punkte enthalten:

• die Angebotsfrist,
• die Anschrift der Vergabestelle,
• die Art der Einreichung der Angebote (meist elektronisch) und
• die beizufügenden Unterlagen.

Manchmal verlagern Auftraggeber die Verfahrensregeln in das Anschreiben und verzichten auf Bewerbungsbedingungen.

II. Die Bewerbungsbedingungen

Die Bewerbungsbedingungen enthalten die Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens. Darin wird etwa konkretisiert, wie der Auftraggeber ein Angebot für den Zuschlag auswählen will. Daneben sind meist Regeln zur Kommunikation mit dem Auftraggeber (z.B. Bieterfragen) und zum Rechtsschutz enthalten. Diese solltest Du Dir genau ansehen, da bereits kleinere Formfehler zu einem Ausschluss des Angebots führen können.

III. Vertragsunterlagen

Die Vertragsunterlagen bestehen meist aus dem Vertragsdokument und der Leistungsbeschreibung. Aus beiden Dokumenten ergeben sich die Rechte und Pflichten des Vertragsverhältnisses. Diese solltest Du kennen, bevor Du ein Angebot abgibst.

Dein Angebot ist ein Angebot im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches. Das bedeutet, dass dieses durch den Auftraggeber mittels Zuschlags angenommen werden kann. Ausschließlich im Verhandlungsverfahren kann der Vertrag mit dem Auftraggeber verhandelt werden. Du solltest daher vorher wissen, ob Du mit dem Vertrag leben kannst.

IV. Formulare

Die meisten Auftraggeber stellen eigene Formulare bereit, die zur Angebotserstellung genutzt werden müssen. Für Baumaßnahmen sind die Formulare aus den Vergabehandbüchern VHB und HVA B-StB üblich. Dies hilft Dir dabei, die abgefragten Informationen strukturiert aufzubereiten und sorgt beim Auftraggeber dafür, dass er die Angebotsauswertung zügig abarbeiten kann. Entsprechend sollte man die positiven Seiten dieser Formulare sehen, auch wenn die Flut an Dokumenten im ersten Moment erschlagend wirken kann.

D. Stelle Fragen!

Kommen im Angebotsprozess Fragen auf, sollten diese unverzüglich als Bieterfragen an den Auftraggeber gerichtet werden. Insbesondere bei Unklarheiten, missverständlichen Formulierungen, Widersprüchen, offensichtlichen Fehlern, wettbewerbsverzerrenden, unsinnigen und nicht notwendigen Anforderungen sollte um Aufklärung gebeten werden.

Fazit

• Öffentliche Ausschreibungen können kompliziert, aber sehr lohnend sein.
• Durch die Veröffentlichung auf Internetportalen sind sie in jedem Fall leicht zu finden.
• Um erfolgreich an Ausschreibungen teilzunehmen, sollte man die Grundlagen kennen.
• Ob eine Ausschreibung interessant ist, kann man leicht anhand der Bekanntmachung feststellen.
• An die Verfahrensregeln sollte man sich jedoch halten, da sonst der Ausschluss des Angebots droht.
• Bevor man ein Angebot abgibt, sollte man außerdem den Vertrag und die Leistungsbeschreibung gelesen haben.
• Verständnisprobleme können und sollten durch Fragen an den Auftraggeber aufgeklärt werden.