So vermeiden Sie eine Rechnungskürzung!

Prinzipiell unterliegen alle öffentlichen Aufträge mit Ausnahme der Bauaufträge dem öffentlichen Preisrecht. Entscheidend ist, wie der Auftraggeber damit umgeht. Hat die Vergabestelle Zweifel am ordnungsgemäßen Wettbewerb oder ist der Wettbewerb bei freihändigen Vergaben eingeschränkt, kann sie eine nachträgliche Prüfung der Preise durch die Preisüberwachungsstellen der Bezirksregierungen beantragen. Das führt in häufigen Fällen zu einer Reduzierung der Auftragssumme.

Die entsprechende Rechtsgrundlage ist das öffentliche Preisrecht mit der Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VO PR 30/53) und den Leitsätzen für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten (LSP).

Preisprüfungsstatistik

Die bisher letzte veröffentlichte Preisprüfstatistik zeigt, dass im Jahr 2022 fast jede dritte Preisprüfung zu einer Rechnungskürzung von durchschnittlich 60.000 Euro pro Auftrag führte. Relativiert wird diese Zahl – und damit wird das Risiko einer Preisprüfung ganz besonders deutlich – am Beispiel Arnsberg. Von 38 geprüften Aufträgen ergaben sich bei 10 Aufträgen Rechnungskürzungen in Höhe von gesamt 5 Mio. Euro – im Durchschnitt also 500.000 Euro pro Auftrag, wobei hier im Einzelfall durchaus ein oder mehrere Millionenbeträge pro Auftrag enthalten sein können.

Vorsorge ist angebracht

Die Risiken einer Rechnungskürzung können minimiert werden, wenn eine marktgängige Leistung, die „allgemein im wirtschaftlichen Verkehr hergestellt oder gehandelt wird“, vorliegt. Dazu darf kein bilaterales Monopol vorliegen – also es muss mindestens mehr als ein Nachfrager vorhanden sein und der Auftragnehmer muss seine Leistung idealerweise nicht nur mit öffentlichen Auftraggebern sondern auch mit privaten Kunden umgesetzt haben. Des Weiteren muss ein verkehrsüblicher Preis vorliegen. Hier kommt es nicht auf den externen Vergleich mit den Wettbewerbern an, sondern auf den Preis, den der Auftragnehmer „allgemein und stetig“, also regelmäßig und in gleicher Höhe, am Markt erzielt hat. Das heißt: Das Unternehmen hat bereits an andere Auftraggeber diese Leistung zu einem identischen Preis verkauft. Hierfür bedarf es in einer Preisprüfung mindestens zwei Vergleichsaufträge.

Ist eine marktgängige Leistung nicht vorhanden, verlangt das Preisrecht die Vereinbarung von Selbstkostenpreisen – das heißt, es werden tatsächlich nur die Kosten erstattet, die der Auftragnehmer mit Vor- und/oder Nachkalkulation nachweisen kann; jedoch nicht mehr als im Vertrag als Auftragssumme benannt.

Checkliste für prüfsichere Aufträge

Die folgende Checkliste kann dabei helfen, die Risiken einer Preisprüfung zu reduzieren:

Vor dem Auftrag

• Achten Sie in Unterlagen und Anlagen auf Hinweise zu Selbstkostenpreisen und VO PR 30/53.
• Informieren Sie sich über die Anzahl der Mitbewerber.
• Achten Sie auf Kontinuität bei den Kalkulationsansätzen (Mengengerüste, Stundensätze, Zuschläge).
• Prüfen Sie, ob zumindest für Teile (z. B. auch Stundensätze) Marktpreise festgelegt werden können.
• Bieten Sie zu dem aus Ihrer Sicht richtigen Preistyp an.
• Lassen Sie Ihr Angebot zentral inhouse prüfen (4-Augen-Prinzip).

Bei Auftragserteilung

• Prüfen Sie den Vertrag auf den festgelegten Preistyp und auf evtl. Abweichungen zum Angebot.
• Diskutieren Sie bei Meinungsverschiedenheiten bezüglich des Preistyps mit dem Auftraggeber.
• Behalten Sie sich die Option, die Preisüberwachungsbehörde zu bitten, den richtigen Preistyp festzustellen.
• Erstellen Sie auch bei Marktpreisen eine interne Vorkalkulation.
• Versuchen Sie, mehrere Höchstbegrenzungen innerhalb eines Auftrages zu verhindern.
• Achten Sie bei Selbstkostenrichtpreisen darauf, dass im Vertrag ein Umwandlungstermin benannt ist, zu dem eine aktualisierte Kalkulation vorzulegen ist.
• Verpflichten Sie Ihre Unterauftragnehmer und Zulieferer auf die VO PR 30/53, wenn dies vom öffentlichen Auftraggeber verlangt ist.
• Lassen Sie den Vertrag und die Anlagen nach dem 4-Augen-Prinzip inhouse nochmals prüfen.
• Kommunizieren Sie intern, dass die VO PR 30/53 anzuwenden ist und eine Preisprüfung nach Auftragserfüllung kommen kann.

Während des Auftrages, sofern es sich nicht zweifelsfrei um Marktpreise handelt

Führen Sie von Anfang an laufende Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und evtl. Preisprüfungs-Simulationen durch. Bei einem eventuellen Selbstkostenrichtpreis: Kümmern Sie sich darum, dass die aktualisierte Kalkulation spätestens zu dem im Vertrag genannten Termin beim Auftraggeber vorliegt. Sorgen Sie für eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung und eine vollständige Zeiterfassung.

Nach dem Auftrag und vor der Preisprüfung

Führen Sie eine Nachkalkulation durch und bereiten Sie Ihre Projektunterlagen vor. Machen Sie eine erste Plausibilitätsprüfung. Versetzen Sie sich in die Lage des Preisprüfers und legen sich Argumente zurecht, wenn Sie dies für notwendig erachten.

Während der Preisprüfung

Seien Sie gut vorbereitet, aber lassen Sie sich auch durch die Preisprüfung führen. Behalten Sie sich evtl. einen Widerspruch nach der Schlussbesprechung vor.

Nach der Preisprüfung

Überprüfen Sie den Preisprüfungsbericht – Fehler können passieren. Diskutieren Sie das Preisprüfungsergebnis und ziehen daraus Ihre Lehren.

Fazit

2022 führte beinah jede dritte Preisprüfung zu einer Rechnungskürzung. Eine Preisprüfung werden Sie nicht verhindern können. Aber mit den oben genannten Hinweisen und der Checkliste werden Sie die Risiken einer Preisprüfung und damit eine Rechnungskürzung minimieren können.