Angebotswertung: Ganz oben mitspielen

Wie verläuft eine Angebotswertung?

Die Angebotswertung erfolgt in vier Stufen. Zunächst wird geprüft, ob das Angebot vollständig ist, also das alle erforderlichen Unterlagen enthalten und korrekt sind. Anschließend prüft der Auftraggeber, ob der Bieter überhaupt über notwendige Fachkunde und Leistungsfähigkeit verfügt, sprich, ob er geeignet ist.

Insbesondere dürfen keine Ausschlussgründe wie beispielsweise zwingende Ausschlussgründe aus § 123 GWB vorliegen. In der dritten Wertungsstufe wird überprüft, ob die Angebotspreise angemessen oder gegebenenfalls ungewöhnlich niedrig sind. Schließlich werden die Angebote nach den Zuschlagskriterien fachlich ausgewertet. Daraus ergibt sich eine Wertungsreihenfolge der Angebote, also ein Ranking.

Was ist eine Bewertungsmatrix?

Die Bewertungsmatrix ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und muss gemäß der wettbewerblichen Chancengleichheit transparent und nachvollziehbar sein. Bewertet werden bei der fachlichen Angebotsauswertung üblicherweise nicht die „Muss“-Kriterien, sondern die zusätzlichen Leistungsanforderungen:

Die Bewertungsmatrix stellt unter Berücksichtigung der Angebotsanforderungen dar, wie und mit welcher Gewichtung die Angaben der Bieter, beispielsweise Preise, in den (Unter-)Kriterien bewertet werden. Gleichzeitig informiert die „Matrix“ also auch die Bieter darüber, wie sie die höchste Bewertungsstufe erreichen können (in Preiskategorien regelmäßig durch Vergleich mit den anderen Angeboten – niedrigste Preisangabe). Oft enthalten Wertungsmatrizen Berechnungsformeln, mit denen zahlenmäßig greifbare Inhalte aller Angebote in eine Wertungsrangfolge gebracht werden.

Was können Sie tun, um Ihr Angebot bestmöglich auf die Bewertungsmatrix abzustimmen?

Der Bieter erfährt vorab durch die Bewertungsmatrix, auf welche Faktoren es in der Wertung ankommt und wie sich eine hohe Bewertung erreichen lässt. Er muss daher seine Angebotsgestaltung bestmöglich auf die dabei gestellten Anforderungen ausrichten und diese peinlich genau erfüllen. Können nicht alle Anforderungen bestmöglich erfüllt werden, ist dies zumindest für die am schwersten gewichteten sicherzustellen, um einen hohen Rang unter den Bietern zu erreichen.

Was ist das „Schulnotensystem“?

Ein „Schulnotensystem“ wie man es noch aus der Schule kennt, wird oft zur Angebotsbewertung verwendet, wenn nicht nur der Preis, sondern auch Eigenschaften wie Ästhetik oder Umweltfreundlichkeit bewertet werden, die nicht in vergleichbaren Zahlen greifbar sind. So könnte ein Schulnotensystem zur Bewertung eines Nachhaltigkeitskonzeptes für ein Gebäude aus einer Notenskala von 1 bis 6 bestehen, wobei die Angebote gemäß der Erfüllbarkeit der Leistungsanforderungen eingestuft werden.

Ein Schulnotensystem ist aber nur zulässig, wenn mindestens die Wertungsentscheidung umfassend dokumentiert wird und auch nur, wenn nachvollziehbar ist, welche Qualitätseigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht benotet wurden. Für eine bestmögliche Transparenz der Angebotsbewertung sollte zudem vom Auftraggeber sicherheitshalber vorab konkret dargestellt werden, wie die jeweilige Note erreicht wird.