Fachbeitrag

Angebote ungeöffnet aufbewahren

Ein Ausschreibungs- und Vergabeverfahren benötigt in der Regel einige Wochen: Es startet mit Bedarfsklärung und Kostenschätzung. Viel Zeit ist zu investieren in die Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich der formalen und fachlichen Kriterien sowie den Vorlagen für die erforderlichen Nachweise und Erklärungen. Schließlich sind noch die Bekanntmachung durchzuführen, Vergabeunterlagen müssen an interessierte Bieter geschickt werden, bis schließlich die Angebote geöffnet und gewertet und der Zuschlag erteilt werden können.

Bei der Zeitplanung und der Fristsetzung muss die Vergabestelle realistisch planen. Sie hat beispielsweise Feiertage, aber auch Urlaubsabwesenheiten im eigenen Haus zu berücksichtigen. Denn auf der einen Seite müssen Fristen für die Bieter  angemessen sein. Auf der anderen Seite können in den Vergabeunterlagen gesetzte Termine nicht einfach wegen Absenzen in der Vergabestelle verschoben werden können, sei es die Bindefrist für ein abgegebenes Angebot, sei es der gesetzte Vertragsbeginn.

Einflussnahmen ausschließen

Bei Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge soll alles dafür getan werden, dass alle potentiellen Auftragnehmer die gleichen Chancen auf Beauftragung haben, abhängig ausschließlich von ihrer Eignung für die Auftragsdurchführung und einschlägigen Leistungsfähigkeit. Um Einflussnahmen auszuschließen, müssen eingehende Angebote daher bis zum offiziellen Öffnungstermin ungeöffnet bleiben: das heißt im verschlossenen und wie von der Vergabestelle vorgegeben gekennzeichneten Umschlag oder wie vorgegeben elektronisch signiert (UVgO §38f) vor unbefugtem Zugriff gesichert. Eingehende Angebote werden von der Vergabestelle auf geeignete Weise gekennzeichnet und in jedem Fall ungeöffnet bzw. ungesichtet bis zur Submission unter Verschluss gehalten (VOB/A Abs.1 §§14).

Erst nach Ablauf der von der Vergabestelle selbst gesetzten Angebotsfrist darf der Ausschreiber die Angebote öffnen und inhaltlich zur Kenntnis nehmen, und zwar ausschließlich die, die bis zum Ende der Angebotsfrist vorlagen. Die Öffnung abgegebener Angebote hat an einem Termin zu erfolgen und zwar unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist (UVgO §40).

Niederschrift erstellen

Über die Öffnung der Angebote wird eine Niederschrift erstellt: Die Bieter und ihre Bevollmächtigten, die im Fall von national ausgeschriebenen Bauleistungen beim Öffnungs- bzw. Submissionstermin anwesend sein dürfen, können die Niederschrift, die verlesen werden muss, mit unterzeichnen. Veröffentlicht werden darf die Niederschrift darüber hinaus nicht. VOL/A bzw. UvgO lassen keine Anwesenheit von Bietern zu. Gleiches gilt für alle Ausschreibungsverfahren oberhalb der Schwellenwerte (VgV §55 (2)).

Die Öffnung erfolgt in Anwesenheit von mindestens zwei Vertreter/-innen des Auftraggebers (UVgO §40(2), VOB/A Abs.1 §14).

Übrigens: Ein Vergabeverfahren kann nur unter engen Bedingungen aufgehoben werden (UVgO §48): wenn kein eingegangenes Angebot die Anforderungen erfüllt bzw. kein wirtschaftliches Ergebnis vorgelegt wurde, wenn sich die Grundlagen des Verfahrens wesentlich geändert haben oder wegen „anderer schwerwiegender Gründe“.

Der nächste Beitrag in der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung?“ befasst sich am 13. Juni 2017 mit der Prüfung und Wertung der Angebote.

Ein Ausschreibungs- und Vergabeverfahren benötigt in der Regel einige Wochen: Es startet mit Bedarfsklärung und Kostenschätzung. Viel Zeit ist zu investieren in die Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich der formalen und fachlichen Kriterien sowie den Vorlagen für die erforderlichen Nachweise und Erklärungen. Schließlich sind noch die Bekanntmachung durchzuführen, Vergabeunterlagen müssen an interessierte Bieter geschickt werden, bis schließlich die Angebote geöffnet und gewertet und der Zuschlag erteilt werden können.

Bei der Zeitplanung und der Fristsetzung muss die Vergabestelle realistisch planen. Sie hat beispielsweise Feiertage, aber auch Urlaubsabwesenheiten im eigenen Haus zu berücksichtigen. Denn auf der einen Seite müssen Fristen für die Bieter  angemessen sein. Auf der anderen Seite können in den Vergabeunterlagen gesetzte Termine nicht einfach wegen Absenzen in der Vergabestelle verschoben werden können, sei es die Bindefrist für ein abgegebenes Angebot, sei es der gesetzte Vertragsbeginn.

Einflussnahmen ausschließen

Bei Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge soll alles dafür getan werden, dass alle potentiellen Auftragnehmer die gleichen Chancen auf Beauftragung haben, abhängig ausschließlich von ihrer Eignung für die Auftragsdurchführung und einschlägigen Leistungsfähigkeit. Um Einflussnahmen auszuschließen, müssen eingehende Angebote daher bis zum offiziellen Öffnungstermin ungeöffnet bleiben: das heißt im verschlossenen und wie von der Vergabestelle vorgegeben gekennzeichneten Umschlag oder wie vorgegeben elektronisch signiert (UVgO §38f) vor unbefugtem Zugriff gesichert. Eingehende Angebote werden von der Vergabestelle auf geeignete Weise gekennzeichnet und in jedem Fall ungeöffnet bzw. ungesichtet bis zur Submission unter Verschluss gehalten (VOB/A Abs.1 §§14).

Erst nach Ablauf der von der Vergabestelle selbst gesetzten Angebotsfrist darf der Ausschreiber die Angebote öffnen und inhaltlich zur Kenntnis nehmen, und zwar ausschließlich die, die bis zum Ende der Angebotsfrist vorlagen. Die Öffnung abgegebener Angebote hat an einem Termin zu erfolgen und zwar unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist (UVgO §40).

 

Niederschrift erstellen

Über die Öffnung der Angebote wird eine Niederschrift erstellt: Die Bieter und ihre Bevollmächtigten, die im Fall von national ausgeschriebenen Bauleistungen beim Öffnungs- bzw. Submissionstermin anwesend sein dürfen, können die Niederschrift, die verlesen werden muss, mit unterzeichnen. Veröffentlicht werden darf die Niederschrift darüber hinaus nicht. VOL/A bzw. UvgO lassen keine Anwesenheit von Bietern zu. Gleiches gilt für alle Ausschreibungsverfahren oberhalb der Schwellenwerte (VgV §55 (2)).

Die Öffnung erfolgt in Anwesenheit von mindestens zwei Vertreter/-innen des Auftraggebers (UVgO §40(2), VOB/A Abs.1 §14).

Übrigens: Ein Vergabeverfahren kann nur unter engen Bedingungen aufgehoben werden (UVgO §48): wenn kein eingegangenes Angebot die Anforderungen erfüllt bzw. kein wirtschaftliches Ergebnis vorgelegt wurde, wenn sich die Grundlagen des Verfahrens wesentlich geändert haben oder wegen „anderer schwerwiegender Gründe“.

Der nächste Beitrag in der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung?“ befasst sich am 13. Juni 2017 mit der Prüfung und Wertung der Angebote.

Autor

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

Wissen

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren

27.11.2024 | Fachbeitrag

So erkennen Sie, ob die Vertragslaufzeit zulässig ist!

Ist einer der Vertragspartner ein öffentlicher Auftraggeber, gelten für Vertragslaufzeiten eigene Gesetze. Diese sollten Sie auch als Bieter unbedingt kennen.
Mehr erfahren
25.10.2024 | Fachbeitrag

De-Facto-Vergabe: So können sich Bieter wehren

Bei einer De-Facto-Vergabe wird ein öffentlicher Auftrag ohne vorheriges Vergabeverfahren direkt vergeben. Das ist nicht erlaubt. So können Sie sich wehren.
Mehr erfahren
07.10.2024 | Fachbeitrag

6 Tipps, um passende Vergaben auszuwählen

Mit strukturierten Teilnahme-Entscheidungen konzentrieren Sie Ihre Kraft auf Ausschreibungen, bei denen sich die Teilnahme lohnt und erhöhen unmittelbar Ihre Gewinnchancen.
Mehr erfahren
22.08.2024 | Fachbeitrag

Preisrecht und Preisprüfung

Nicht jede Ausschreibung führt zu einem Marktpreis – entscheidend sind die Regelungen des öffentlichen Preisrechts.
Mehr erfahren
09.07.2024 | Fachbeitrag

So vermeiden Sie eine Rechnungskürzung!

Zweifel an fairen Preisen? Öffentliche Auftraggeber können Preisprüfungen beantragen, die oft zu Auftragskürzungen führen. Erfahren Sie, wie Sie sich davor schützen können!
Mehr erfahren
20.05.2024 | Fachbeitrag

Rechtsgrundlagen zur Aufhebung öffentlicher Ausschreibungen

Aufhebung von Vergabeverfahren: Wann sie möglich ist und was Bieter wissen müssen.
Mehr erfahren
23.04.2024 | Fachbeitrag

Eigenerklärungen, EEE, Präqualifikation und Besonderheiten bei zweistufigen Verfahren (Teil 2)

Optimieren Sie Ihre Vergabeerfolge: Umfassender Guide zu EEE, Präqualifikation und strategischer Nutzung von Eigenerklärungen im Vergaberecht
Mehr erfahren
26.03.2024 | Fachbeitrag

Nachweise zur Leistungsfähigkeit, Referenzen und Besonderheiten für Start-ups (Teil 1)

Erfahren Sie, wie Sie die Eignungsprüfung für öffentliche Aufträge meistern. Schlüsselkriterien und Tipps für den Erfolg in Vergabeverfahren
Mehr erfahren
19.02.2024 | Fachbeitrag

Die rechtssichere Baudokumentation: Must-Have für jedes Bauprojekt!

Warum eine umfassende Baudokumentation in Bauprojekten unverzichtbar ist und wie sie rechtssichere Abrechnungen und erfolgreiche Projekte sichert
Mehr erfahren
19.01.2024 | Fachbeitrag

eRechnung: Pflicht soll auch im B2B schnell kommen!

In Deutschland soll es ab 2025 im B2B-Geschäft nur noch eRechnungen geben. Lesen Sie jetzt, was das konkret bedeutet, wer davon betroffen ist und was sie tun müssen.
Mehr erfahren
Zum Wissensbereich