6 Tipps, um passende Vergaben auszuwählen

Strukturierte Entscheidungen über die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme an Ausschreibungen führen zu einer Konzentration der Kräfte auf die wirklich sinnvollen Ausschreibungen und zur konsequenten Einbringung bestehender Kundeninformationen . Sie sparen also Aufwand und steigern die Überzeugungskraft Ihrer Angebote.

Die folgenden sechs Fragenkategorien helfen Ihnen, strukturierte Teilnahmeentscheidungen zu treffen. Wenn Sie die Fragen bei einer konkreten Ausschreibungsteilnahme prüfen, kann es vorkommen, dass nicht alle Fragen durchgängig bejahen können. Die Teilnahme kann aber ggf. noch immer sinnvoll sein. Sehen Sie den Fragenkatalog daher nicht als zwingende Vorgabe, sondern als Sensibilisierungsinstrument, an welchen Stellen es besser ist, eine Teilnahme zu hinterfragen.

Ist das Projekt grundsätzlich zur Teilnahme geeignet? 

Immer wieder passiert es, dass Unternehmen erst kurz vor (oder sogar erst nach) der Abgabe merken, dass sie die Mindesteignung nicht erfüllen. Auch eine noch so tolle Lösung kommt aber nicht in die Wertung, wenn die Mindesteignung nicht erfüllt ist. Beantworten Sie sich diese Frage daher bitte frühzeitig und ehrlich. Ansonsten macht es die auswertende Stelle später für sie. 

Zusätzlich sollten Sie auch immer prüfen, ob extrem kurze Fristen, sehr eng geschnittene Rahmenbedingungen oder besonders hohe Mindestanforderungen vorliegen, die Ihnen die Angebotserstellung erschweren. Wenn sich die hohen Anforderungen zu sehr auf die inhaltliche oder gestalterische Qualität Ihres Angebots auswirken, sollten Sie ggf. von einer Teilnahme absehen.

Ist das Projekt wirtschaftlich attraktiv? 

Zum einen sollten Sie sich natürlich fragen, ob sie innerhalb des Kundenbudgets eine gewinnfähige Lösung erstellen können. Zum einem ist bei umfangreichen Ausschreibungen die Frage sinnvoll, ob Sie den damit entstehenden Aufwand unter Abschätzung der Gewinnwahrscheinlichkeit wirklich auch tragen möchten und welche alternativen Projekte Sie ggf. dafür „liegen lassen“ müssen. 

Können Sie eine sinnvolle Verkaufsstory erstellen? 

Wenn Sie ein gewinnfähiges Angebot abgeben möchten, dann genügt es nicht, die Form zu wahren. Sie sollten stattdessen ein wirklich auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenes Angebot abgeben. Dafür müssen Sie die folgenden Fragen beantworten können: Kennen Sie den oder die Entscheider des Kunden? Kennen Sie die Beweggründe hinter einer Ausschreibung? Haben Sie einen ausreichenden Marktzugang, um detaillierte Informationen zum Kunden und zu Ihrer Konkurrenz zu erhalten? Können Sie den durch Sie entstehenden Nutzen in Zahlen ausdrücken und ihre Leistungsfähigkeit mit gut passenden Referenzprojekten belegen? 

Sind die Risiken erkennbar und beherrschbar? 

Kennen Sie den Leistungsgegenstand und das Marktumfeld so gut, dass Sie die Risiken des Projektes abschätzen können? Gibt es vertragliche Regelungen oder Unsicherheiten der vorgegebenen Vertragslandschaft, die Sie mit einem Risikoaufschlag kalkulieren müssen? 

Können Sie sich vom Wettbewerb abgrenzen? 

Welche Differenzierungsmerkmale bringen Sie im Wettbewerb nach vorn? Welche Stärken und Schwächen besitzen die bekannten oder vermuteten Konkurrenten und wie gehen Sie damit um? 

Haben Sie die nötigen Ressourcen? 

Ein mit heißer Nadel gestricktes Angebot sieht oft auch so aus. Inhaltliche Fehler oder eine schlechte Qualität sorgen aber nicht nur für eine ggf. geringere Punktewertung; unprofessionell erstellte Angebote führen auch direkt zu einem Imageverlust. Manchmal ist es daher besser, zähneknirschend auf eine Teilnahme zu verzichten, dafür aber das Risiko des Imageverlustes durch ein „schlampig“ erstelltes Angebot zu vermeiden.