Produktneutral ausschreiben

Nur ein fairer, offener Wettbewerb garantiert Einsparungen im Einkauf und erhöht die Wahlmöglichkeiten und die Anzahl konkurrierender Anbieter. Damit öffentliche Auftraggeber tatsächlich von diesem fairen, offenen Wettbewerb profitieren und alle vergaberechtlichen Anforderungen erfüllt werden, sind etwa Markennennungen in Ausschreibungen nur in sehr seltenen Fällen zulässig.

In der Hauptsache gilt: Aufgrund des Grundsatzes der Produktneutralität darf die Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion, Herkunft, ein besonderes Verfahren, auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden (§ 31 Abs. 6 VgV). Denn wenn der Auftraggeber in seiner Leistungsbeschreibung z. B. ein konkretes Produkt beschreibt, wird der Wettbewerb in der Regel eingeschränkt oder es entsteht ein Wettbewerbsvorteil für die Unternehmen, die die genannte Produktion etc. anbieten können.

Eine Ausnahme von dem Grundsatz der Produktneutralität kann erfolgen, wenn der Auftragsgegenstand nicht genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann. Ein Hinweis in der Vorbemerkung auf ein Richtfabrikat kann dann hilfreich und sinnvoll sein. Dann muss jedoch zwingend der Zusatz „oder gleichwertig“ verwendet werden. Problematisch ist aber, dass im Gesetz und durch Urteile noch nicht ausreichend geklärt ist, wann ein Beschaffungsgegenstand nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann und welche Anforderungen in der Gleichwertigkeitsprüfung zu berücksichtigen sind.

Produktneutral Ausschreiben: Praktische Tipps

Gerade im Bereich der ITK-Beschaffung fällt es Auftraggebern schwer, diesen Grundsatz beizubehalten. Ohne entsprechend vertieftes Wissen stellen öffentliche Auftraggeber konkrete Vorgaben etwa an die Geschwindigkeit der Geräte oder die Anzahl von Schnittstellen. Das kann schnell zur Folge haben, dass sich die auf dem Markt verfügbare Produktauswahl ungewollt auf nur wenige oder nur einen Hersteller beschränkt. Durch den dann dadurch erreichten niedrigen Wettbewerb erhalten die Auftraggeber dann auch nur wenige Angebote, obwohl bei einer weniger scharfen Eingrenzung für den vorgesehenen Anwendungszweck vermutlich mehr Produkte existieren. Aus diesem Grund bietet der BITKOM gemeinsam mit Vertretern von Bundesministerien und Behörden ein unabhängiges Portal für die produktneutrale IT-Ausschreibung an. Die Leitfäden ermöglichen den öffentlichen Auftraggeber eine bedarfsgerechte produktneutrale Ausschreibung, ohne sich dabei in technischen Details zu verlieren. Anwendungsbeispiele aus der Praxis geben eine Grundlage sowohl für eine Marktanalyse als auch für die Anfertigung der Leistungsbeschreibung.